Unternehmer sind verpflichtet, eine Gewinnermittlung zu erstellen. Der Zeitraum der Gewinnermittlung ist grundsätzlich das Kalenderjahr, sofern kein abweichendes Wirtschaftsjahr vorliegt. Bei der Gewinnermittlung wird in der Regel zwischen zwei Arten unterschieden, nämlich zwischen der Bilanz und der Einnahme-Überschuss-Rechnung.
Die Bilanz/ Betriebsvermögensvergleich
Die Bilanz gilt als die klassische Form der Gewinnermittlung und hat ihre gesetzlichen Grundlagen im Handelsgesetzbuch (HGB), im Einkommensteuergesetz (EStG) und in der Abgabenordnung (AO). Es kann also nach handelsrechtlichen, als auch nach steuerrechtlichen Grundsätzen die Pflicht zur Erstellung einer Bilanz geben. Die Pflicht aus dem Handelsrecht findet sich im § 242 Abs. 1 HGB, in dem es heißt: Der Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes und für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres einen das Verhältnis seines Vermögens und seiner Schulden darstellenden Abschluss (Eröffnungsbilanz, Bilanz) aufzustellen. Ebenfalls hat der Kaufmann gemäß § 242 Abs. 2 HGB eine Gewinn- und Verlustrechnung aufzustellen. Die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung bilden zusammen den Jahresabschluss § 242 Abs. 3 HGB. Jeder Kaufmann ist nach § 238 HGB verpflichtet, Bücher zu führen.
Einzelkaufleute, die bestimmte Schwellenwerte (500.000 € Umsatz oder 50.000 € Gewinn) in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht überschreiten, werden gem. § 241a HGB von der Verpflichtung zur Buchführung und Bilanzierung nach den handelsrechtlichen Vorschriften befreit. Bei Neugründungen gilt das schon bei Unterschreitung am ersten Abschlussstichtag. Diese Änderung durch das Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz soll zu einer Entlastung der mittelständischen Unternehmen in einer Höhe von etwa einer Milliarde Euro und einer Annäherung an die steuerlichen Schwellenwerte des § 141 AO führen.
Alle Unternehmer, die schon nach § 238 HGB oder anderen Gesetzen zur Führung von Büchern oder anderen Aufzeichnungen verpflichtet sind, müssen dies auch für die Besteuerung tun. Davon nicht betroffene Unternehmen können weiterhin dazu nach § 141 AO verpflichtet sein, wenn der Gewerbebetrieb folgende Größenmerkmale überschreitet:
Jährlicher Umsatz mehr als 500.000 Euro,
Gewinn mehr als 50.000 Euro oder
land- und forstwirtschaftliche Betriebe mit Gewinn über 50.000 Euro.
Die Bilanz ermittelt sich gemäß § 4 Abs. 1 EStG aus dem Unterschiedsbetrag zwischen dem Betriebsvermögen am Schluss des Wirtschaftsjahrs und dem Betriebsvermögen am Schluss des vorangegangenen Wirtschaftsjahrs, vermehrt um den Wert der Entnahmen und vermindert um den Wert der Einlagen. Ergebnis: Die bestandsmäßigen Veränderungen ergeben sich aus der Bilanz, die ertragsmäßigen aus der Gewinn- und Verlustrechnung.
Die Einnahme-Überschuss-Rechnung
Die Einnahme-Überschuss-Rechnung gilt für diejenigen, die nicht auf Grund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet sind eine Bilanz zu erstellen und dies auch nicht freiwillig machen. Die gesetzliche Grundlage für diese Gewinnermittlungsart findet sich im § 4 Abs. 3 EStG - wegen der gesetzlichen Fundstelle wird diese Gewinnermittlungsmethode auch Vierdrei-Rechnung genannt. Bei der sogenannten Vierdrei-Rechnung werden lediglich die Einnahmen eines Wirtschaftsjahres mit den Ausgaben desselben Wirtschaftsjahres saldiert und ergeben somit einen Gewinn bzw. Verlust.
Die Einnahme-Überschuss-Rechnung ist eine einfache Geldverkehrsrechnung (Eingang und Ausgang). Motto: Der Zu- und Abfluss von Einnahmen und Ausgaben ist maßgebend, das Datum einer Ausgangsrechnung und die Verpflichtung zur Zahlung erst einmal ohne Bedeutung. Wird beispielsweise eine am 20. Dezember 2009 fällige Rechnung erst nach Neujahr bezahlt, handelt es sich um Betriebsausgaben des Jahres 2010. Ein weiterer Vorteil sind die fehlenden Aufzeichnungspflichten für Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben. So kann der Unternehmer seine Ausgaben wie ein Arbeitnehmer durch Belege nachweisen. Die Auflistung der Einnahmen kann über eine einfache Aufstellung – etwa mit Excel – erfolgen.
Nachfolgend einige Grundsätze der Gewinnermittlung nach § 4 Absatz 3
EStG ("4/3-Rechnung") bezeichnet :
Umlaufvermögen
Der Kaufpreis ist bei Zahlung sofort in voller Höhe Betriebsausgabe, der Veräußerungspreis beim Zahlungseingang dann entsprechend Betriebseinnahme. Dies gilt seit Mai 2006 allerdings nur noch für Waren u.ä., nicht jedoch für Grundstücke oder Rechte. Eine Inventur zum Jahresende erfolgt nicht. So mindern eingekaufte Waren auch dann sofort den Gewinn, wenn sie sich zum Jahreswechsel noch im Lager befinden. Folge: Sie können dem Finanzamt einen Verlust deklarieren, auch wenn wirtschaftlich kein Minus angefallen ist. Wertabschreibungen auf Waren sind nicht möglich und wirken sich daher erst beim Verkauf aus.
Einnahmen
Sie werden steuerlich in dem Jahr erfasst, in dem sie auf das eigene Konto fließen. Es spielt somit keine Rolle, wann die Leistung erbracht oder die Rechnung ausgestellt wird. Bei Ärzten zählt auch bereits der Eingang auf das Konto bei der privatärztlichen Verrechnungsstelle. Wird bei Vertretern ein Teil der Provision als unverzinsliches Kautionsguthaben einbehalten, fallen insoweit noch keine Einnahmen an.
Ausgaben
Sie werden deckungsgleich zu den Einnahmen erst im Jahr der Zahlung berücksichtigt. Die Kosten können Sie daher Gewinn mindernd in dem Jahr als Betriebsausgabe ansetzen, in dem Sie eine Rechnung per Überweisung begleichen.
Kapitalerträge.
Sofern die in den betrieblichen Bereich fallen, erhöht die Bruttoeinnahme den Gewinn. Der von der Bank einbehaltene Zinsabschlag (ab 2009: Abgeltungsteuer) wirkt nicht gewinnmindernd und kann dann über die Verrechnung mit der Einkommensteuer geltend gemacht werden. Dies geschieht über die Anlage KAP.
Abnutzbares Anlagevermögen
Ob Immobilie, Pkw oder PC, die Anschaffung kann nur über die Abschreibung geltend gemacht werden. Wann die Gegenstände bezahlt werden, spielt für die AfA im Gegensatz zum Ansatz von Betriebsausgaben keine Rolle. So kann die AfA beim Kauf im Dezember schon im alten Jahr wirken, auch wenn die Rechnung erst im Januar beglichen wird. Erfolgt der Kauf nicht im Januar des Jahres, kann nur ein zeitanteiliger AfA-Betrag angesetzt werden.
Betriebsvermögen
Wirtschaftsgüter gehören mit Ausnahme von Immobilien entweder in vollen Umfang oder überhaupt nicht zur Firma oder Praxis. Maßgebend ist hierbei die betriebliche Nutzung unter oder über 50 Prozent. Liegt sie darüber, sind die Kosten Betriebsausgaben und der Privatanteil wird als Entnahme hinzugerechnet. Anderenfalls bleibt das Vermögen – etwa ein Pkw – in vollem Umfang privat. Dann kann der betriebliche Anteil mittels Einlage berücksichtigt werden. Bei einem Nutzungsanteil zwischen 10 und 50 Prozent kann der Steuerzahler wählen, ob er das Wirtschaftsgut – etwa den Pkw – als Betriebsvermögen behandeln möchte. Diese für eine Bilanz übliche Option gilt seit neuester Rechtsprechung auch bei der Einnahme-Überschuss-Rechnung. Allerdings gibt es hier bei Pkw seit 2006 Einschränkungen beim Betriebsausgabenabzug.
Geringwertige Wirtschaftsgüter
Ein Kaufpreis von netto 150 € kann im Jahr der Anschaffung voll als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Auf den Zahlungszeitpunkt kommt es nicht an. Bei Nettopreisen zwischen 150,01 und 1.000 € kann die Anschaffung über fünf Jahre als Betriebsausgaben mit je 20 Prozent abgesetzt werden (Pool-Bewertung). Alternativ können Preise bis 410 € sofort abgeschrieben werden, dass müssen Erwerbe zwischen 411 und 1.000 € über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden.
Verkauf von Gegenständen
Hier sind zwei Posten zu erfassen. Der noch nicht abgeschriebene Buchwert zählt im Jahr der Veräußerung zu den Ausgaben, der Verkaufspreis aber erst bei erhaltener Zahlung zu den Einnahmen. Diese Regel können Sie als Unternehmer gezielt einsetzen, um Gewinn und Verlust auf zwei Jahre zu verteilen.
Nicht abnutzbares Anlagevermögen
Bei Grundstücken oder Rechten können Sie den Kaufpreis mangels Abschreibungsmöglichkeit nicht sofort geltend machen. Der Preis macht sich erst bei einem späteren Verkauf bemerkbar. Denn dann wird er mit dem Verkaufspreis verrechnet.
Entnahmen
Die Verwendung betrieblicher Gegenstände für private Zwecke erhöht den Gewinn um den Wert bei Entnahme. Zusätzlich fällt auch noch Umsatzsteuer an. Nur für Geldmittel gilt diese Regel nicht, ihre Entnahme wirkt sich nicht auf den Gewinn aus.
Einlagen
Private Gegenstände, die über das Unternehmen verkauft werden, mindern den Gewinn, da sie nicht betrieblich veranlasst sind. Müssen Sie ein Wirtschaftsgut – etwa den Pkw oder den PC – in den Betrieb einlegen, da er zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt wird, haben Sie Anschaffungskosten. Die bestimmen sich nach dem aktuellen Wert zum Zeitpunkt der Einlage. Hiernach bemisst sich nun auch die AfA für den gebrauchten Gegenstand.
Geld
Private Zu- und Abgänge in der Kasse oder auf dem Konto berühren die Gewinnermittlung nicht.
Kreditzinsen
Sie sind nur in dem Umfang Betriebsausgaben, in dem das Konto für betriebliche Vorgänge genutzt wird.
Darlehen.
Aufnahme und Rückzahlung eines Firmenkredits wirken sich nicht auf den Gewinn aus. Nur die Zinsen sind Betriebsausgaben.
Anzahlungen
Erhaltene Beträge sind in dem Jahr als Einnahmen zu deklarieren, in dem Sie diese erhalten haben. Das gilt selbst dann, wenn noch gar keine Leistung erbracht wurde. Gleiches gilt im umgekehrten Fall für getätigte Anzahlungen. Die sind bereits als Ausgabe geltend zu machen. Wird jedoch hiermit ein Wirtschaftsgut angezahlt, das nur über die AfA abgeschrieben wird, wirken Betriebsausgaben erst mit dem Zeitpunkt der endgültigen Anschaffung.
Tausch
Bei Anlagegütern ist der Verkehrswert des abgegeben Wirtschaftsguts als Betriebseinnahme anzusetzen. Der noch nicht über Abschreibungen verrechnete Buchwert zählt als Betriebsausgabe. Somit kommt es zur Besteuerung von stillen Reserven. Der Tausch von Umlaufvermögen beeinflusst den Gewinn nicht. Die Anschaffungskosten waren bei Erwerb Betriebsausgaben. Das eingetauschte Wirtschaftsgut tritt nun an diese Stelle.
Forderungen
Steuerlich maßgebend sind die Beträge erst mit Zahlung. Folglich können Sie auch keine Wertberichtigung vornehmen.
Verbindlichkeiten
Zum Jahresende noch nicht bezahlte Rechnungen spielen für die Gewinnermittlung keine Rolle und müssen nicht aufgelistet werden.
Rückstellungen
Solche Posten befinden sich nur in der Bilanz. Ausnahme hierbei war nur die Ansparrücklage bis 2006.
Umsatzsteuer
Der Unternehmer muss die im Bruttoerlös enthaltene Steuer erst einmal als Einnahme verbuchen. Zahlt er den Betrag ans Finanzamt, entsteht eine Ausgabe. Per Saldo ist die Umsatzsteuer damit ein durchlaufender Posten, nur zeitlich getrennt.
Vorsteuer
Bei gezahlten Rechnungen wird genau umgekehrt zur Umsatzsteuer verfahren: Die enthaltene Vorsteuer ist Betriebsausgabe und wird bei Erstattung vom Fiskus als Einnahme verbucht. Maßgebender Zeitpunkt ist in diesen Fällen stets die Zahlung.
