Das Zeugnis wird schriftlich auf Firmenpapier ausgestellt und wird unterschrieben. Jedes Zeugnis muss eindeutig darüber Aufschluss geben, wer gemeint ist. Dazu reichen aus: Name, Vorname und Titel. Weitergehende Angaben wie Funktion, Geburtsdaten, Adresse, Religion kann der Arbeitnehmer nicht verlangen.
Die Schriftform muss eingehalten werden: Die neu in das Bürgerliche Gesetzbuch aufgenommene "elektronische Form" wird sowohl durch § 630 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) als auch durch § 109 der Gewerbeordnung (GewO) ausdrücklich ausgeschlossen.
Das Zeugnis hat üblicherweise eine Überschrift. Ein Zwischenzeugnis muss als solches gekennzeichnet werden.
Auch das Datum - und zwar grundsätzlich das Ausstellungsdatum - gehört auf das Zeugnis. Eine Rückdatierung kommt nur ausnahmsweise in Betracht und kann in der Regel nicht erzwungen werden. Arbeitgeber und Arbeitnehmer können aber die Rückdatierung vereinbaren; auch die Rückdatierung durch gerichtlichen Vergleich ist üblich. Wichtig: Wird das Zeugnis später inhaltlich berichtigt, muss das ursprüngliche Datum beibehalten werden.
Das Zeugnis ist zu unterschreiben. Aussteller ist der Arbeitgeber; so das auch er unterschreibt (gegebenenfalls mit Firmenstempel). Das kann auch ein Vertreter des Arbeitgebers sein, solange dieser ranghöher als der Beurteilte ist: Der Aussteller muss immer erkennbar weisungsbefugt gewesen sein. War der Beurteilte Mitglied der Geschäftsführung, muss dies erkennbar sein und der Aussteller muss ebenfalls ein Mitglied der Geschäftsführung sein (Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 26.06.2001, Aktenzeichen: 9 AZR 392/00).
Das Zeugnis hat im Übrigen in vernünftigem äußerem Zustand zu sein. Schreibfehler, Verbesserungen und Durchstreichungen sind unzulässig. Flecken, Eselsohren oder mit Bleistift gekrakelte Anmerkungen muss der Arbeitnehmer auf keinen Fall hinnehmen. Das Zeugnis darf aber - wenn es nicht persönlich abgeholt wird - in der Regel (für einen Umschlag) geknickt sein.
